Ušetřeno 318.000 Kč / rok

Snížena chybovost o 100 %

Tvorba výkazů pomocí AI

Nahrazena práce asistentky

Pro jednoho advokáta z pražských Vinohrad jsem vytvořil systém pro řízení advokátní kanceláře (rozšířené CRM), který mu díky automatizaci šetří tolik času, že už ani nepotřebuje asistentku.

  • archivace a třídění přijatých e-mailů,
  • fakturace na jedno kliknutí,
  • automatické vytváření timesheetů pomocí AI,
  • automatická příprava podkladů k fakturaci,
  • notifikace a upozorňování na důležité termíny.

Jak to vypadalo, když ke mně klient přišel

Klient původně přišel s tím, že by rád automatizoval nějaké činnosti, které v práci dělají. Neměl jasnou představu, chtěl poradit. Používal nástroj SingleCase, ale ten mu přišel složitý a pro některé úkony (správa dokumentů) nevhodný a drahý. Většinu činností v kanceláři obstarávala asistentka. Šlo o činnosti typu příprava podkladů pro fakturaci nebo ruční stahování e-mailů z Outlooku a jejich ukládání na Sharepoint z důvodu archivace.

S klientem jsem spolupráci zahájili úvodním workshopem, kde jsme společně zmapovali jejich současný stav, podívali jsme se na to, co je v práci nejvíc štve a zdržuje, nebo za co zbytečně platí. Na základě workshopu jsem identifikoval několik oblastí, kde by mohli z dlouhodobého hlediska výrazně ušetřit:

  • nahrazení SingleCase vlastním systémem, který bude na míru jejich potřebám a nebude se zde platit za uživatele,
  • automatická archivace a třídění přijatých e-mailů na Sharepointu,
  • automatizovaný rozpis činností a tvorba timesheetů do výkazu práce pomocí AI,
  • vytvoření podkladů k fakturaci, výkazů práce a odeslání faktury zákazníkovi na jedno kliknutí (s možností kontroly před odesláním).

Jak to vypadalo potom

S klientem jsme se dohodli na dlouhodobé spolupráci. Během prvních týdnů jsem vytvořil systém, který zákazník začal plně využívat. Během dalších týdnů jsme systém společně ladili k dokonalosti a přidávali jsme do něj další funkce.

Systém obsahuje kompletní správu klientů, zakázek, zaměstnanců/kolegů, podrobných informacích o případech/zakázkách, úkolníček, timesheety, fakturaci, soudní, cestovní a další náklady. Systém je bezpečný, šifruje data a splňuje SOC2, GDPR a ISO 27000. Do systému jsem také implementoval uživatelské role, aby každý zaměstnanec viděl jen nezbytně nutné informace.

Funkce, kterou si klient na systému nejvíc chválí, je práce s timesheety a výkazy. Klient svou práci účtuje hodinově a svým zákazníkům posílá výkazy práce ke schválení. Každý timesheet obsahuje několik různých hodnot. Práce koncipienta stojí jinak než práce seniora. Koncipient většinou pracuje déle než senior (to se zákazníkovi ale nesmí účtovat) atd. Je zde spousta podmínek a systém na ně umí reagovat. Dovoluje přepsat vykázané hodnoty nebo ceny, ale pro interní statistiku stále zůstávají. Umožňuje zadávat slevy nebo naopak účtovat vícepráce a zdražovat. Systém vše počítá automaticky na základě hodinových sazeb zaměstnanců, nicméně administrátor systému má právo do toho vstoupit a hodnoty přepsat.

Advokáti a asistentka tráví nejvíce času na dvou činnostech – vykazování hodin a příprava podkladů k fakturaci. Klient řeší situaci, kdy např. 20 hodin tvoří smlouvu. To ve výkazu vypadá divně a je potřeba těch 20 hodin vhodně rozpadnout do méně timesheetů (například 5), aby pro koncového zákazníka bylo složitější strávený čas rozporovat. Toto systém řeší automaticky pomocí AI. Do systému jsem integroval ChatGPT, který sbalí všechna data o úkolu, předchozí timesheety a aktuální (dlouhý) timesheet, vše anonymizuje a nazpátek dostanete seznam vhodných timesheetů – rozpis. Pokud vám některé nevyhovují, smažete je, což je snazší, než je vymýšlet.

Druhý žrout času je příprava podkladů pro fakturaci. To znamená, dát na jednu hromadu všechny timesheety, vícepráce, cestovní a soudní náklady, ostatní výdaje atd. Vše to zabalit do jednoho a poslat k akceptaci/fakturaci e-mailem. Zároveň je potřeba pamatovat na to, co jsem komu poslal a kdy, abych věděl, kdy se mu připomenout. Tohle všechno dělá systém automaticky. Administrátor může vytvořit libovolný počet faktur na základě filtrů a kliknutím na tlačítko je odeslat zákazníkovi (před odesláním může vše finálně zkontrolovat).

Do advokátní kanceláře chodí desítky e-mailů denně. Většina práce asistentky spočívala v tom, že každý e-mail z Outlooku stáhla ve formátu .eml, šla do Sharepointu a zde založila adresář pro daný kontakt a do něj vkládala tyto soubory. Archivace e-mailů jí zabrala polovinu pracovní doby. Tento problém jsme kompletně vyřešili pomocí automatizace.

Co plánujeme do budoucna

Aktuálně se s klientem věnujeme propojení Office 365 a našeho systému. Jak jsem zmínil na začátku článku, klientovi nevyhovuje správa dokumentů v SingleCase. Proto jsme se rozhodli jít cestou Office 365 (což doporučuju každému) a ten propojujeme s nově vzniklým systémem, aby klient mohl dokumenty otevírat a vytvářet odsud. Buď z karty klienta, úkolu, nebo zakázky.

Dalším krokem, který máme v plánu, je zvýšení bezpečnosti advokátní kanceláře. Půjde o aktualizaci různých systémů a aplikací, které se při práci používají. Také plánujeme pro zaměstnance uspořádat školení kybernetické bezpečnosti. Soustředit se budeme v tuto chvíli hlavně na phishing a různé typy malware.

Kolik to stálo

S klientem spolupracujeme dlouhodobě, to znamená, že platí měsíční subscription a každý měsíc uděláme předem domluvený kus práce. Nedokážu tedy přesně vyčíslit cenu jednotlivých integrací. Tento model byl pro klienta příznivý, protože zaručuje flexibilitu (změny zadání) a nemusí platit vysokou částku najednou.

Tvorba systému se pohybuje mezi 75.000 - 125.000 Kč. Archivace a třídění e-mailů cca 35.000 Kč. Automatizace timesheetů pomocí AI cca 35.000 Kč. Automatická fakturace je v ceně tvorby systému a ostatních automatizací, samostatně by se pohybovala někde mezi 50.000 - 100.000 Kč. Pokud se na to podíváme čistě z pohledu čísel, návratnost investice je mezi 6 - 9 měsíci. To nepočítáme radost z toho, jak jednoduchá je teď fakturace. Sekretářka nyní pracuje jako virtuální asistentka a jediné, co dělá, je, že vyřizuje telefonické hovory.

Řešíte něco podobného? Pojďme to spolu probrat.