V rámci spolupráce jsem pro ně vytvořil automatizaci, která počítá a pravidelně aktualizuje kapacitu jednotlivých zaměstnanců. Dále jsem automatizoval celý poptávkový proces – od založení, po odeslání děkovného e-mailu. Tyto dvě automatizace jsem vyřešil pomocí nástrojů Make a Google Apps Script.

Jak to vypadalo, když ke mně klient přišel

Klient má web, který je postavený na WordPressu, a přes poptávkový formulář dostává poptávky do svého e-mailu. Často se stávalo, že se poptávka ztratila během přepisování ze systému do systému, někdo na ni zapomněl… a firma tak přicházela o obchodní příležitosti.

Když klient obdržel novou poptávku, vytáhl informace z e-mailu, šel do Notionu, kde má CRM, a ručně vyhledal, zda jde o stávajícího, nebo nového zákazníka. Zákazníka vytvořil, nebo aktualizoval, vytvořil poptávku, přidal k ní dodatečné informace, přiřadil k ní obchodníka, odeslal ručně e-mail s poděkováním a do firemního chatu napsal, že dostali novou poptávku a mají ji řešit.

Vzhledem k tomu, že byznys klienta je postavený na firemních školeních, je nezbytné znát volné kapacity školitelů. Každý týden tedy founder společnosti procházel ručně kalendáře školitelů a na společném online callu dávali dohromady závěrečný kapacitní plán, označovali si místa, kdy mají volno a kdy ne, kdy je prostor pro další školení, kdy se musí dělat něco jiného atd.

Klient pracuje v prostředí Google Workspace, takže aspoň sdílení kalendářů v rámci firmy bylo jednoduché, ale tvorba samotného kapacitního plánu nikoliv.

Jak to vypadalo potom

Jako první jsem realizoval automatické zpracování poptávek. Běžně na automatizace používám dostupné nástroje dle "vlastní" volby (na základě workshopu) ale v tomto případě jsem vybral Make, protože už ho zákazník používal. Bylo tedy zbytečné přicházet s další technologií.

V Make jsem vytvořil scénář, který dělal úplně všechny výše zmíněné body automaticky, včetně odeslání děkovného e-mailu a odeslání notifikace do Google chatu. Spočítali jsme, že tato automatizace zákazníkovi ušetřila cca 2 hodiny týdně – někdy víc, někdy míň.

Druhá automatizace (kapacitní plánování) už byla na realizaci v Make nejen složitá, ale také drahá na provoz. Přišla tedy řada na programování. Pomocí Google Apps Script, který je dostupný zdarma pro uživatele Google Workspace, jsem naprogramoval automatizaci, která si načetla kalendář všech zaměstnanců, jednotlivé události podle zvoleného klíče uložila do Google Sheetu, provedla několik výpočtů a štítkování a spočítala výslednou kapacitu v rámci firmy i v rámci osoby.

Výsledkem byl stále aktuální graf časové vytíženosti jednotlivých zaměstnanců. I zde jsme uspořili spoustu hodin měsíčně, ale nejdůležitějším benefitem bylo, že partneři tuto činnost neměli rádi a nikdo se na ni netěšil. Automatizace je tedy zbavila činnosti, kterou v práci nemají rádi, a to je někdy důležitější, než časová a finanční úspora.

Co plánujeme do budoucna

Klient aktuálně začíná prodávat e-booky a jiní dodavatelé pracují na e-shopu, kde se budou tyto online produkty prodávat. Společně se tedy přesuneme do světa e-commerce a budeme automatizovat celý proces nákupu online předmětů – od objednání, přes zaplacení až po uložení objednávky do CRM a zpřístupnění online produktu zákazníkovi.

Kolik to stálo

Zákazník přesně věděl, co chce, měl připravené zadání, které jsme jen drobně upravili a spolupracovali jsme formou jednorázového dodání. Automatizace poptávek stála 35.000 Kč a automatizace kapacitního plánu 45.000 Kč. Vzhledem k tomu, že jsem co-founderům celkem na těchto automatizacích ušetřil 240 hodin ročně, je návratnost investice 1 – 3 měsíce.