Ušetřeno 25.000 Kč / měs

Snížena chybovost o 100 %

Zpracováno 250+ objednávek

Minimální potřeba lidské síly

Výsledkem bylo 100% snížení chybovosti při přepisování dat člověkem a výrazně se snížila jakákoliv potřeba lidské práce v životním cyklu objednávky – vše se dělo automaticky.

Jak to vypadalo, když ke mně klient přišel

Klient působí v regulovaném odvětví – ve zdravotnictví. Jeho zákazníci jsou soukromé lékařské praxe všeho druhu. Vzhledem k citlivé povaze byznysu, malé konkurenci a mlčenlivosti, kterou jsem podepsal, nemohu sdělit bližší informace o podnikání tohoto klienta. Podstatné pro pochopení této případovky je, že klient pro své zákazníky vykonává činnost typu účetnictví.

Klientovi odjakživa chodily objednávky přes jeho webový formulář. Jakmile dorazila nová objednávka, asistentka vytvořila složku na Google disku a ze šablony vytvořila nový Google Sheet (Excel) dokument, který obsahoval předvyplněné údaje. Tento soubor potom poslala e-mailem zákazníkovi a jeho úkolem bylo do dokumentu doplnit chybějící údaje.

Jakmile zákazník do dokumentu doplnil všechny údaje, asistentka je zkontrolovala a přepsala některé hodnoty do jiného Google Sheetu, kde byl seznam objednávek a zákazníků hezky pohromadě. V tuto chvíli práce asistentky skončila a pro dokončení objednávky byla potřeba manuální činnost související s legislativou a dalšími věcmi.

Takové zpracování jedné objednávky asistence zabralo zhruba 20 minut a při větším počtu objednávek se děly i lidské chyby, které vznikly ručním přepisováním dat z dokumentu do dokumentu. Klient měl v průměru 4 – 10 objednávek týdně.

Jak to vypadalo potom

Když spravujete stovky kontaktů a objednávek a pracujete v týmu, Excel není zrovna nejlepším nástrojem pro tuto správu. Vytvořili jsme základní systém CRM, který se stal centrálním a mají do něj přístup všichni zaměstnanci. Vzhledem k povaze byznysu a citlivosti dat má každý zaměstnanec přístup jen k nezbytně nutným informacím.

Po vytvoření CRM systému jsem ho propojil s webem. Jakmile přišla nová objednávka, automaticky se zpracovala a uložila rovnou do CRM a asistentce pouze poslala notifikaci o tom, že vznikla nová objednávka. Jakmile se odeslala notifikace, automaticky se založila i složka na Google disku a předvytvořil se Google Sheet, který se automaticky poslal e-mailem zákazníkovi. Kompletně se tedy automatizovala prvotní část objednávkového procesu.

Jakmile zákazník do Google Sheetu doplnil informace, asistentka je ručně zkontrolovala a pomocí tlačítka v Google Sheetu tato data importovala do CRM systému. Během importu se ještě provedly dodatečné kontroly dat a výpočtů, ke kterým není potřeba lidský dozor. Tato automatizace nejenže vytváří nový záznam, ale umí v cílovém systému upravit existující záznam v případě změn, které se občas dějí.

Google Sheet, který se používá pro sběr informací o objednávce, jsem nakonec nenahrazoval jiným řešením, protože jde o vhodně zvolenou technologii. Informace obsahují spoustu čísel, výpočtů a podmínek, ke kterým jsou technologie typu Excel jako stvořené. Proto jsem výsledná data pouze převedl a nesnažil se Google Sheet nahrazovat.

Z 20 minut, které asistentka na tomto procesu strávila, se stala 1 minuta, maximálně 5 minut v případě chyb, a to až během procesu po zadání informací, nikoliv na jeho počátku. Asistentka aktuálně povýšila na projektovou manažerku a má na starosti zajištění delivery každé objednávky.

Co plánujeme do budoucna

Aktuálně rozšiřujeme CRM systém. Přidali jsme základní projektový management. Každá objednávka má nyní několik stavů (Nová, Rozpracovaná, Dokončená...) a podúkolů. Do CRM jsme přidali kontrolu termínů a notifikace.

Nyní se chystáme automatizovat některé činnosti v rámci delivery dané objednávky. Na základě legislativních požadavků budeme počítat některé finanční hodnoty atd. Také se chystáme na automatické vytvoření reportu. Což je taková dokumentace nebo audit, který je výstupem každé objednávky.

Na další část roku 2025 chystáme vytvoření fakturačního modulu v CRM, kde bude možné fakturovat objednávky na jedno kliknutí. Systém fakturace bude umět pracovat nejen s Českými korunami, ale i s Eury, protože zákazníky jsou i firmy z EU. Systém se už teď umí připojit na ARES a VIES, což tuto funkci výrazně zjednoduší.

Kolik to stálo

S klientem pracujeme dlouhodobě a každý měsíc máme společný mítink, kde si ukazujeme, jak jsme pokročili a co jsme udělali. Každý měsíc si dohodneme priority a výstupy a po zbytek měsíce se realizují a testují.

Nešlo tedy o jednorázové dodání služby, ale o dlouhodobou několikaměsíční úzkou spolupráci. Aktuálně (Q4 2024) spolupracujeme cca 6 měsíců a investice činí 210.000 Kč. Během těchto 6 měsíců jsme realizovali i jiné práce. Nedokážu tedy určit přesnou cenu, ale pohybuje se někde mezi 120.000 - 170.000 Kč za popsaný use case. Dle poskytnutých dat je návratnost investice mezi 5 – 7 měsíci, pokud se na to díváme čistě datově a nikoliv pocitově (už nedělají nudné rutinní činnosti a chyby).

Řešíte něco podobného? Pojďme to spolu probrat.